Kebijakan Privasi Aerish Staf

Terakhir diperbarui: 12 Mei 2026

Aerish Staf atau Aerish Staff adalah aplikasi mobile yang dikembangkan oleh PT ANSELIA Permata Keluarga untuk membantu sekolah, guru, dan staf menjalankan kegiatan operasional sekolah. Fitur aplikasi dapat mencakup kegiatan belajar mengajar, jadwal, absensi, administrasi staf, data akademik, pengajuan cuti, point, payroll guru/staf apabila diaktifkan oleh sekolah, notifikasi, online course, hafalan Al-Quran, serta fitur pendukung lain sesuai layanan yang digunakan oleh sekolah.

Kami menghargai privasi pengguna dan berkomitmen untuk melindungi data pribadi yang diproses melalui Aerish Staf. Kebijakan Privasi ini menjelaskan jenis data yang diproses, tujuan penggunaan data, pembagian data, keamanan, penyimpanan, hak pengguna, dan cara menghubungi kami.

1. Peran Aerish dan Sekolah

Aerish Staf digunakan dalam lingkungan sekolah atau institusi pendidikan. Untuk data yang dibuat, dimasukkan, atau dikelola oleh sekolah, sekolah atau institusi terkait dapat bertindak sebagai pihak yang menentukan tujuan dan kewenangan pemrosesan data. PT ANSELIA Permata Keluarga bertindak sebagai penyedia platform dan pengelola layanan sesuai perjanjian dengan sekolah.

Pengguna hanya dapat melihat atau mengelola data sesuai akun, peran, dan hak akses yang diberikan oleh sekolah.

2. Data yang Kami Proses

Data yang dapat diproses melalui Aerish Staf meliputi:

a. Data akun dan profil

• Nama lengkap
• Nomor telepon
• Alamat email
• Username atau ID pengguna
• Role, jabatan, unit kerja, atau hak akses pengguna
• Foto profil apabila pengguna mengunggahnya
• Nama sekolah atau institusi tempat pengguna terdaftar
• Data keamanan akun, seperti status sesi login dan pengaturan PIN apabila fitur tersebut digunakan

b. Data kepegawaian dan administrasi sekolah

Apabila fitur terkait digunakan oleh sekolah, aplikasi dapat memproses:

• Data guru, staf, atau pegawai sekolah
• Nomor identitas internal pegawai
• Jabatan, departemen, unit kerja, atau mata pelajaran yang diampu
• Jadwal mengajar atau jadwal kerja
• Riwayat kehadiran
• Data cuti, izin, alasan pengajuan, status persetujuan, dan catatan review
• Data point atau catatan penghargaan/disiplin pegawai
• Data payroll, slip gaji, komponen penghasilan, potongan, status payroll, dan informasi pembayaran yang relevan apabila fitur payroll diaktifkan oleh sekolah

c. Data kegiatan belajar mengajar dan akademik

Aplikasi dapat memproses:

• Jadwal kelas dan mata pelajaran
• Data kelas, rombongan belajar, dan daftar siswa
• Catatan kegiatan pembelajaran
• Absensi siswa pada jadwal pelajaran
• Materi, section, online course, quiz, soal quiz, dan informasi akademik lain yang dimasukkan oleh pengguna berwenang
• Data penilaian atau nilai siswa apabila fitur tersebut digunakan
• Data hafalan Al-Quran apabila fitur tersebut digunakan oleh sekolah

d. Data absensi guru dan staf

Untuk fitur absensi pribadi guru/staf, aplikasi dapat memproses:

• Waktu clock-in dan clock-out
• Status kehadiran
• Riwayat absensi
• Jadwal atau lokasi absensi yang berlaku
• Foto selfie absensi apabila fitur selfie digunakan
• Data lokasi saat pengguna melakukan absensi berbasis lokasi

Aerish Staf tidak menggunakan lokasi untuk pelacakan terus-menerus. Lokasi hanya digunakan ketika fitur absensi berbasis lokasi dijalankan dan pengguna memberikan izin lokasi yang diperlukan.

e. Data perangkat dan teknis

Untuk keamanan, pemeliharaan, dan peningkatan layanan, kami dapat memproses data teknis seperti:

• Jenis perangkat
• Sistem operasi
• Versi aplikasi
• Alamat IP
• Log akses dan aktivitas sistem yang relevan untuk keamanan
• Informasi error, crash, atau performa layanan
• Token notifikasi perangkat untuk pengiriman push notification

f. Data kamera, foto, dan file yang dipilih pengguna

Aerish Staf dapat meminta akses kamera atau pemilih foto/file perangkat apabila pengguna menggunakan fitur yang membutuhkan unggahan, seperti:

• Foto profil
• Selfie absensi
• Bukti kegiatan atau bukti absensi
• Materi online course
• Lampiran administrasi apabila fitur terkait tersedia

Aplikasi tidak meminta akses mikrofon, SMS, kontak, panggilan telepon, lokasi background, atau akses penyimpanan luas yang tidak diperlukan.

3. Tujuan Penggunaan Data

Data digunakan untuk:

• Membuat, mengelola, dan mengamankan akun pengguna
• Mengautentikasi pengguna saat login
• Menampilkan data sesuai peran dan hak akses pengguna
• Mengelola jadwal, kelas, siswa, dan kegiatan belajar mengajar
• Mengelola absensi siswa, guru, dan staf
• Mengelola pengajuan cuti, point, dan administrasi pegawai
• Menampilkan payroll atau informasi pembayaran pegawai apabila fitur tersebut digunakan oleh sekolah
• Mengelola online course, materi, quiz, dan hafalan Al-Quran
• Mengirim notifikasi terkait jadwal, absensi, pengumuman, tugas, administrasi, atau informasi penting lain
• Menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan akun
• Memperbaiki gangguan layanan, meningkatkan performa aplikasi, dan mengembangkan fitur
• Memenuhi kewajiban hukum atau permintaan resmi pihak berwenang apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan

4. Dasar Pemrosesan Data

Pemrosesan data dilakukan berdasarkan satu atau beberapa dasar berikut:

• Pelaksanaan layanan yang diminta oleh sekolah atau institusi
• Pelaksanaan hubungan kerja, administrasi, atau kegiatan operasional sekolah
• Persetujuan pengguna, misalnya untuk izin lokasi, kamera, foto, file, atau notifikasi
• Kepentingan yang sah untuk menjaga keamanan, kualitas, dan ketersediaan layanan
• Kewajiban hukum yang berlaku

5. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Kami tidak menjual data pribadi pengguna kepada pihak ketiga dan tidak menggunakan data pengguna untuk iklan pihak ketiga.

Data dapat dibagikan secara terbatas kepada:

• Sekolah atau institusi tempat pengguna terdaftar
• Admin atau pengguna sekolah yang memiliki kewenangan sesuai role dan hak akses
• Penyedia layanan infrastruktur seperti server, database, object storage, dan layanan cloud
• Penyedia layanan push notification untuk mengirim notifikasi aplikasi
• Pihak yang membantu operasional, keamanan, pemeliharaan, atau dukungan teknis layanan
• Pihak berwenang apabila diwajibkan oleh hukum

Setiap pihak yang membantu pemrosesan data diwajibkan menjaga kerahasiaan dan keamanan data serta memproses data hanya untuk tujuan layanan yang relevan.

6. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pengguna, termasuk:

• Pembatasan akses berdasarkan role dan hak akses pengguna
• Autentikasi akun
• Penggunaan koneksi aman untuk komunikasi aplikasi dengan server
• Penyimpanan token sesi pada penyimpanan aman perangkat apabila tersedia
• Pengelolaan akses internal secara terbatas
• Monitoring dan pencatatan aktivitas sistem yang relevan untuk keamanan
• Backup dan pemulihan data sesuai kebutuhan operasional

Namun, tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Pengguna bertanggung jawab menjaga keamanan perangkat, password, PIN, dan akses pribadi masing-masing.

7. Penyimpanan Data

Data disimpan selama akun pengguna aktif, selama sekolah masih menggunakan layanan Aerish, atau selama data masih diperlukan untuk tujuan operasional, administrasi, keamanan, audit, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum.

Apabila akun dinonaktifkan atau kerja sama sekolah dengan Aerish berakhir, data dapat dihapus, dianonimkan, dibatasi aksesnya, atau disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan hukum dan operasional.

8. Hak Pengguna

Sesuai ketentuan yang berlaku, pengguna dapat memiliki hak untuk:

• Meminta informasi mengenai pemrosesan data pribadi
• Mengakses data pribadi yang relevan
• Memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat
• Meminta penghapusan data tertentu
• Menarik persetujuan atas pemrosesan yang berdasarkan persetujuan
• Mengajukan keberatan atau pertanyaan terkait pemrosesan data
• Meminta pembatasan pemrosesan data dalam kondisi tertentu

Permintaan terkait data dapat diajukan melalui admin sekolah atau melalui kontak resmi Aerish pada bagian akhir Kebijakan Privasi ini.

Beberapa data mungkin tidak dapat langsung dihapus apabila masih diperlukan untuk administrasi sekolah, keamanan sistem, audit, penyelesaian sengketa, atau kepatuhan hukum.

9. Izin Aplikasi

Aerish Staf dapat meminta izin perangkat berikut:

• Kamera: untuk foto profil, selfie absensi, atau bukti kegiatan yang diunggah pengguna.
• Foto atau pemilih file: untuk memilih dan mengunggah gambar, materi, atau lampiran yang diperlukan oleh fitur aplikasi.
• Lokasi: untuk validasi area absensi berbasis lokasi apabila fitur tersebut diaktifkan oleh sekolah. Aplikasi tidak menggunakan lokasi background.
• Notifikasi: untuk mengirim informasi penting seperti jadwal, absensi, pengumuman, tugas, atau pemberitahuan sistem.
• Internet: untuk menghubungkan aplikasi dengan server Aerish.

Pengguna dapat mengelola izin tersebut melalui pengaturan perangkat. Beberapa fitur mungkin tidak dapat digunakan apabila izin yang diperlukan tidak diberikan.

10. Data Anak dan Siswa

Aerish Staf ditujukan untuk guru, staf, admin, atau pihak sekolah yang berwenang. Aplikasi ini bukan aplikasi yang ditujukan untuk anak membuat akun staf secara mandiri.

Apabila aplikasi memproses data siswa, pemrosesan tersebut dilakukan dalam konteks administrasi dan kegiatan sekolah. Data siswa hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki kewenangan sesuai role dan pengaturan sekolah.

11. Layanan Pihak Ketiga

Aerish Staf dapat menggunakan layanan pihak ketiga untuk mendukung operasional aplikasi, seperti infrastruktur cloud, database, object storage, layanan notifikasi, layanan keamanan, analytics, crash reporting, atau layanan pendukung lain yang diperlukan untuk menjaga kualitas aplikasi.

Data yang diproses oleh pihak ketiga dibatasi pada kebutuhan operasional aplikasi. Jika terdapat perubahan signifikan pada jenis layanan pihak ketiga yang digunakan, Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui.

12. Transfer dan Lokasi Penyimpanan Data

Data dapat disimpan dan diproses pada server di Indonesia atau lokasi lain sesuai penyedia infrastruktur yang digunakan. Kami akan menerapkan langkah yang wajar agar pemrosesan data tetap sesuai dengan standar keamanan dan ketentuan yang berlaku.

13. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan fitur, layanan, teknologi, proses operasional, atau peraturan yang berlaku.

Perubahan dapat diinformasikan melalui aplikasi, website, atau media lain yang relevan. Pengguna disarankan membaca Kebijakan Privasi ini secara berkala.

14. Kontak Kami

Apabila terdapat pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait Kebijakan Privasi ini, pengguna dapat menghubungi:

PT ANSELIA Permata Keluarga
Produk: Aerish Staf / Aerish Staff
Website Perusahaan: https://anselia.id
Website Produk: https://aerish.com
Email: [email protected]